Política del canal de denuncias por parte de Hoteles Servigroup

La presente documentación es propiedad de SERVIGROUP y tiene el carácter de USO INTERNO. No podrá ser objeto de reproducción total o parcial, tratamiento informático ni transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, registro o cualquiera otro. Asimismo tampoco podrá ser objeto de préstamo, o cualquier forma de cesión de uso sin el permiso previo y por escrito de SERVIGROUP, titular de los derechos de propiedad intelectual. El incumplimiento de las limitaciones señaladas por cualquier persona que tenga acceso a la documentación será perseguida conforme dicte la ley.

1. Introducción y Objetivo

La presente política desarrolla las obligaciones legales exigibles de acuerdo con la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante, “Ley de protección al informante” o “Ley Whistleblowing”) y en virtud de la cual, todas las sociedades que se especifican en el Anexo I a la presente política (en adelante, denominadas de forma conjunta, SERVIGROUP) disponen de un Canal de Denuncias que permite que se ponga en su conocimiento cualquier irregularidad detectada en el seno de cada una de las organizaciones.

El Objetivo de esta política es declarar el compromiso de la organización y en especial de sus Órganos de Gobierno y Alta Dirección, con la función de cumplimiento normativo y, en concreto, con la Ley de protección del informante.

El sistema interno de información de SERVIGROUP (en adelante, "Canal de Denuncias”), se pone a disposición del informante a través de las siguientes vías:

a) De forma escrita, a través de la página web corporativa https://servigroup.sistemadenuncias.com/

b) De forma presencial, a petición del informante.

2. Ámbito de aplicación material y personal

2.1 Ámbito personal ¿Quiénes pueden denunciar a través del Canal de Denuncias?

A través del Canal de Denuncias de SERVIGROUP, podrán comunicar cualquier infracción de la que tengan conocimiento en un contexto laboral o profesional y que esté sujeta al ámbito de aplicación objetivo desarrollado en la presente política, los siguientes informantes:

a) las personas que tengan la condición de empleados, trabajadores por cuenta ajena o autónomos;

b) los accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de SERVIGROUP, incluidos los miembros no ejecutivos;

c) cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores;

d) voluntarios, becarios, trabajadores en periodo de formación, con independencia de que reciban o no una remuneración,

e) candidatos de empleo cuya relación laboral con SERVIGROUP no ha comenzado, pero son conocedores de infracciones durante el proceso de selección o de negociación precontractual;

f) trabajadores con relación laboral ya finalizada.

Además, las medidas de protección del informante se aplicarán de igual manera a los siguientes colectivos:

a) representantes legales de las personas trabajadoras en el ejercicio de sus funciones de asesoramiento y apoyo al informante;

b) personas físicas que, en el marco de la organización en la que preste servicios el informante, asistan al mismo en el proceso;

c) personas físicas que estén relacionadas con el informante y que puedan sufrir represalias, como compañeros de trabajo o familiares del informante, y

d) personas jurídicas, para las que trabaje o con las que mantenga cualquier otro tipo de relación en un contexto laboral o en las que ostente una participación significativa. A estos efectos, se entiende que la participación en el capital o en los derechos de voto correspondientes a acciones o participaciones es significativa cuando, por su proporción, permite a la persona que la posea tener capacidad de influencia en la persona jurídica participada.

2.2 Ámbito material ¿Qué se puede denunciar a través del Canal de Denuncias?

Todo aquel que tuviera conocimiento fundado de cualquier tipo de acción u omisión que pudiera suponer un acto ilícito o contrario a la normativa vigente, deberá comunicarlo a través del Canal de Denuncia habilitado.

El alcance de aplicación objetivo del Canal de Denuncias se extiende a los siguientes incumplimientos o irregularidades:

a) Cualesquiera acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea siempre que:

1. Entren dentro del ámbito de aplicación de los actos de la Unión Europea enumerados en el anexo de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, con independencia de la calificación que de las mismas realice el ordenamiento jurídico interno.

2. Afecten a los intereses financieros de la Unión Europea tal y como se contemplan en el artículo 325 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE); o

3. Incidan en el mercado interior, tal y como se contempla en el artículo 26, apartado 2 del TFUE, incluidas las infracciones de las normas de la Unión Europea en materia de competencia y ayudas otorgadas por los Estados, así como las infracciones relativas al mercado interior en relación con los actos que infrinjan las normas del impuesto sobre sociedades o con prácticas cuya finalidad sea obtener una ventaja fiscal que desvirtúe el objeto o la finalidad de la legislación aplicable al impuesto sobre sociedades.

b) Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave. En todo caso, se entenderán comprendidas todas aquellas infracciones penales o administrativas graves o muy graves aquellas que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social.

c) Acciones u omisiones que puedan contravenir los principios y valores del Código Ético de SERVIGROUP.

En este sentido, a priori se han definido las siguientes tipologías de irregularidades que pueden comunicarse a través del Canal:

• Competencia
• Contratación Pública
• Impuesto de Sociedades
• Intereses financieros de la Unión
• Prevención de blanqueo de capitales
• Protección contra las radiaciones y seguridad nuclear
• Protección del medioambiente
• Protección de los consumidores
• Protección de datos personales y la intimidad
• Salud Pública
• Seguridad de las redes y sistemas de información
• Seguridad de los alimentos
• Seguridad en el transporte
• Seguridad en los productos
• Otros

3. Derechos y garantías del denunciante y denunciado

Durante todo el ciclo de vida de la comunicación, SERVIGROUP garantizará los siguientes derechos al informante y al denunciado:

a) Confidencialidad: SERVIGROUP proporcionará la debida protección a todas las personas que realicen una denuncia siendo la identidad del denunciante/informante confidencial en todas las etapas del proceso de investigación y resolución de la denuncia.

b) Anonimato: El canal de denuncias de SERVIGROUP se ha diseñado para que el denunciante que desee mantenerse en el anonimato pueda hacerlo con las garantías suficientes para preservar su identidad y garantizar la confidencialidad de los datos que se mencione en la información suministrada.

c) Buena fe: Las denuncias deben cursarse siempre de buena fe y estar fundamentadas en hechos reales, o motivos razonables para pensar que la información sobre las infracciones es veraz y, no deben estar fundamentadas en suposiciones o hechos sin fundamento.

d) Prohibición de represalias: en ningún caso SERVIGROUP tomará represalias contra el informante, incluidas las amenazas y tentativas de represalias contra las personas que presenten una denuncia de buena fe. Esta protección se extiende a cualquier persona física o jurídica relacionada con el denunciante con la que esté vinculado de uno u otro modo en un contexto laboral o profesional. No obstante, SERVIGROUP ante cualquier denuncia dolosamente falsa, maliciosa o abusiva podrá tomar las acciones oportunas en contra del denunciante.

e) Derecho a recibir una respuesta en un plazo razonable: El informante recibirá un acuse de recibo en un plazo máximo de siete días naturales desde la recepción de esta por parte de SERVIGROUP, a excepción de que el denunciante solicite expresamente otra cosa o que el órgano encargado de la investigación considere que dicho acuse puede comprometer la protección de la identidad del denunciante.

f) Derecho a recibir información: El informante será informado por escrito, una vez realizado un análisis preliminar de la denuncia, tras verificar SERVIGROUP la suficiencia y verosimilitud de la información, así como si los hechos reportados pueden ser constitutivos de irregularidades o actos contrarios a la ética y a la legalidad.

Además, durante la tramitación del expediente, las personas afectadas por la comunicación tendrán derecho a la presunción de inocencia, al derecho de defensa y al derecho de acceso al expediente en los términos regulados en la Ley de protección al informante.

4. Protección de Datos

Los tratamientos de datos personales que deriven del canal de denuncias se regirán por lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, y en la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y de ejecución de sanciones penales.

SERVIGROUP cuenta con una Política de Privacidad donde se informa sobre el tratamiento de datos personales recogidos a través del canal de denuncias y que se puede consultar en la siguiente dirección https://servigroup.sistemadenuncias.com/privacy

5. Funcionamiento de canal de denuncias

El informante tendrá que rellenar el formulario de denuncia que está a su disposición en la web que SERVIGROUP ha dispuesto a tal efecto. También se permitirá, por petición del informante, la comunicación a través de una reunión presencial.

Recibida la información, SERVIGROUP enviará acuse de recibo de la comunicación al informante en un plazo no superior a 7 días naturales a contar desde el siguiente a su recepción, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.

El Sistema asignará a la comunicación un código de identificación relativo que permitirá al denunciante conocer en cada momento el estado de tramitación de su solicitud garantizando durante todo el proceso la confidencialidad de la identidad de las partes implicadas.

El informante deberá aportar detalle suficiente sobre los hechos, conductas o actividades sospechosas, para que el Responsable del sistema pueda realizar y decidir si la comunicación expone hechos o conductas que se encuentran, o no, dentro del ámbito de aplicación recogido en el apartado 2.1.2 de la presente política y, realizará un análisis preliminar del contenido, determinando si los hechos objeto de la comunicación se admiten o inadmiten a trámite.

En caso de que se admita a trámite la comunicación, se iniciará la investigación, donde se llevarán a cabo todas las actuaciones encaminadas a comprobar la verosimilitud de los hechos relatados y, una vez recabadas las pruebas y analizadas las mismas por parte del Responsable del Sistema, se concluirá la fase de investigación y se decidirá sobre si la comunicación realizada por el denunciante implica, o no, la comisión de un hecho ilícito.

Con anterioridad al vencimiento del plazo de tres meses desde la recepción de la denuncia, el cual podrá extenderse hasta otros tres meses adicionales con motivo de la especial complejidad del caso, SERVIGROUP se compromete a dar respuesta a las actuaciones de investigación relativas a la denuncia.

6. Publicidad

Esta política, se comunicará a todos los Profesionales con SERVIGROUP y estará publicada en la web corporativa de SERVIGROUP y en la intranet.

7. Entrada en vigor

La presente Política fue aprobada por la Dirección de SERVIGROUP el 1 de diciembre de 2023 y entra en vigor el 1 de diciembre de 2023 cuya revisión se realizará periódicamente y, cualquier actualización deberá ser aprobada por la Dirección.

ANEXO I